プロセスマイニング 導入ガイド

3．プロセスマイニングとタスクマイニングはどのように動作するのか

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• タスクの記録

  従業員の行動データを収集するには、すべての行動を記録する必要があります。そのためには、各従業員のコンピューターにエージェントがインストールされます。
  さまざまな時点でスクリーンショットと情報を記録することにより、各従業員のデスクトップの行動記録を収集します。

  コンテキストの記録と認識

  行動が記録中にすべての従業員の行動データが認識され、従業員のさまざまなタスクに関連する構造化されたコンテキスト情報に変換されます。

  高度なカスタム録音

  タスク分析が詳細になるほど、記録が高度になります。
  エージェントはタスクの実行中に発生するすべてを追跡できるため、すべてのタスクの実行方法に関する情報を取得できます。

4.タスクマイニングの有効性

• 生産性

  タスクマイニングは、基幹システムのみからは得られない独自の生産性に関する可能性を提供します。

  リソースの生産性：各従業員の生産性と、各従業員がさまざまなアプリケーションやWebサイトに費やした時間を確認します。 どのアプリケーションとWebサイトが最も使用され、どのユーザが最も生産性が高いかを確認します。

  タスクの生産性：myInvenio分析機能を利用して、プロセス内のすべてのタスクの詳細を掘り下げて、どのタスクが最も生産的なユーザを持ち、どのタスクが並行して作業しているかを確認できます。

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価値を生まないムダな業務

以前はやる価値があったが、組織変更などにより、今となっては行う価値のないムダな業務、惰性で続けられているようなプロセスが発見できます。

プロセスマイニングであぶり出されたムダな業務は速やかに廃止して、新たにプロセスを組み直すことが必要です。

標準的なプロセスから逸脱しており、コンプライアンス上問題のあるプロセス

マニュアルに記載されている業務手順がいつしか守られなくなり、勝手に業務の一部を端折ったり、簡略化するなど、逸脱したプロセスが明らかになることがあります。

こうした逸脱プロセスは、コンプライアンス（法令遵守）上の問題となり、顧客や取引先などに損害を与えるリスクもあることから、標準プロセスに沿って行ってもらうための適切な指導やモニタリング、コンプライアンス研修などを行うべきです。

処理待ちが溜まりがちで、リードタイムが長くなる元凶となるボトルネック

ボトルネックが生じるのは、一定期間における業務量に対して処理業務のキャパシティが足りていないためです。ボトルネックが存在していた場合、業務量の分散化や平準化を目指したプロセスの組み直しや、要員配置計画の最適化が求められます。

定型的な単純反復作業が含まれるプロセス

定型的な単純反復作業を人海戦術で行っている場合、多くの人手を必要とするため、長時間労働を招きやすく、またケアレスミスによって業務がさらに増えるという状況になりがちです。

こうした単純反復作業は、RPAによる業務自動化によって省人化、効率化を図るべきでしょう。スタッフの長時間労働も解消され、「働き方改革」にも資する打ち手となります。

同じ業務なのに、シフトに入っているスタッフ構成によって異なる生産性のバラツキ

複数のスタッフで同一業務をこなしている部署では、ベテランと新人で、スキルや習熟の差があり処理スピードが大きく異なります。

プロセスマイニングでは、客観的なデータからスタッフ一人ひとりの生産性を測定できるため、生産性の低いスタッフに対する集中的なトレーニングでスキルアップを図るなどの効果的な対策を打てます。

また、各スタッフの生産性に基づく公正な人事評価が可能となり、スタッフのモチベーションアップ、定着率アップも期待できます。

繁忙期の業務量の増大に対する要員配置計画の不適合による処理の遅れ

繁忙期に大幅な業務の遅れが見られたため、リソースを分析したところ、ベテランがアサインされておらず、生産性が低い新人が業務を行っていたことが原因と判明するケースがあります。

プロセスマイニングによって、スタッフ一人ひとりの生産性を把握しておけば、繁忙期に予想される業務量の見込み増加量に応じて適正な要員配置が可能になります。

1．収益の向上

業務プロセスからムダな業務や逸脱業務を除去し、またRPAによる業務自動化を行えば、業務効率化、残業時間短縮化などによるコスト削減が実現し、利益率の向上をもたらします。

2．利益率の向上

業務プロセスからムダな業務や逸脱業務を除去し、またRPAによる業務自動化を行えば、業務効率化、残業時間短縮化などによるコスト削減が実現し、利益率の向上をもたらします。

3．働き方改革への貢献

業務プロセスの最適化やRPAによる業務自動化は、スタッフの生産性向上にもつながり、残業時間の短縮、長時間労働の低減、単純作業からの解放、人手不足の解消など、働き方改革にも資するものとなります。

• 1．プロセスの発見 - Process Discovery –

  イベントログデータをプロセスマイニングツールに取り込み、分析すると、素早く自動的に「プロセスフロー」を作図する機能を持っています。業務プロセスの「モデル化」、すなわち目に見えない業務プロセスを「可視化」＝発見する機能と言えます。

  従来、業務プロセスのモデル化は、コンサルタントによる担当者へのヒアリングや実際の業務の観察を通じて、手作業で作成されていました。しかし、ヒアリングや観察では、業務プロセスを正確に把握することは困難であり、またプロセスフローの作成には手間と時間を必要としました。

  プロセスマイニングツールは、膨大なイベントログを迅速にモデル化することが可能であり、業務プロセスを正確に把握できるだけでなく、モデル化の手間と時間の短縮を実現します。

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2．適合性評価 – Conformance Checking –

プロセスマイニングツールによる分析からは、「現状の業務プロセス(as is process）」をモデル化することができます。

さらにプロセスマイニングツールは、マニュアルなどに記載されている、本来行うべき業務手順に沿った「標準的な業務プロセス(to be process）」を理想モデルとして取り込み、現状モデルとの比較検証を行うことで、逸脱しているプロセスを特定することができます。これが、適合性評価の機能です。

標準プロセスから逸脱したプロセスは、業務の質の低下や非効率を招くだけでなく、コンプライアンス（法令遵守）の観点から、重大な問題を引き起こすリスクも秘めています。（製品検査が正しく行われなかったために社会的な批判を浴びたり、リコールせざるを得なくなるケースを思い起こしてください）

プロセスマイニングツールは、現状プロセスと理想プロセスの乖離を容易に把握することが可能であり、問題のある業務プロセスを速やかに是正できます。

3．業務プロセスの強化　– Enhancement –

プロセスマイニングツールを用いて、様々な切り口でイベントログデータを分析することで、業務プロセスの問題点を特定、修復するだけでなく、より優れた業務プロセスを開発したり、その期待される効果をシミュレーションしたり、運用後のPDCAサイクルに活用することができます。

すなわち、プロセスマイニングツールは、業務プロセスを強化するために役立つ多様な機能を提供しています。

ハートコアでは、商用プロセスマイニングツールとして定評のある「myInvenio」を取り扱っています。