社内ポータルサイトとは

社内ポータルサイトとは、会社によって作られる社員のための情報サイトのことで、社員以外が閲覧できないWebサイトのことを指します。大きな目的は社内連携や情報の共有で、スケジュール管理やファイル管理、掲示板などの機能が含まれていることも多いです。社内ポータルサイトによって社員の業務が効率化することも多く、働き方改革によるワークスタイルの変化もあり近年は多くの企業が取り入れるようになりました。

社内ポータルサイトのメリット

社内ポータルサイトのメリットはたくさんあります。1つずつ見ていきましょう。

テレワークがしやすくなる

近年の働き方改革によって、仕事をする場所の選択肢が増えています。テレワークでの勤務を継続している方でも、社内ポータルサイトにアクセスすると簡単にコミュニケーションを取ったり業務効率化を推進することができます。

コミュニケーションが活性化する

部署が違う、働く場所が違うなどの理由で社員同士の関わりが少ない場合も、社内ポータルサイトなら垣根なくコミュニケーションがとれます。テレワークの社員の有無に関わらず、社員全員が気軽に情報共有できる場所として役立つでしょう。

情報共有が効率的になる

情報が一元管理されると、誰もが簡単に必要な情報を見つけることができます。誰がどこに保管したか分からないと探すことなく、必要な時に必要な情報を閲覧できる利便性は、業務の効率化にもつながります。

迅速に情報を周知できる

急いで社員全員に情報を共有したい場合にも便利です。出勤日や出勤時間にとらわれず、社員それぞれに誰かが情報を伝達したり、部署ごとに張り紙をしたりしなくても、周知徹底が簡単に行えます。

情報共有のための手間が削減できる

社内ポータルサイトは、情報を周知させる側の社員の負担を減らしてくれる点もメリットです。各部署・各個人に対してのメール送信や電話をして伝達しなくても良い場面が増え、業務量の削減にもつながります。その結果、時間にゆとりがうまれて、生産性の高い仕事へ充てることも可能になります

総務などへの問い合わせが減る

社内規定や福利厚生など、既に決定済みのことについてはQ&Aで残せます。社員からの問い合わせが多くて困っていた総務などの部署も、手間が減りその他の業務に集中しやすくなるでしょう。

部署間の連絡、依頼がスムーズになる

部署間で行う調整や確認、依頼などのコミュニケーションも、社内ポータルサイトで簡単に行えます。

ペーパーレス化できる

紙ベースで行ってきた情報共有が、社内ポータルサイトに切り替えることでペーパーレス化できます。

社内ポータルサイトの必須機能

ここからは、社内ポータルサイトに必須とも言える、便利な機能についてご紹介します。

スケジュール管理

会議の日程や顧客との打ち合わせ時間、個人ごとのタスクなどを同じカレンダーで共有すると、予定を忘れたり勘違いしたりするリスクが減ります。期日がある仕事の場合は、リマインドも可能です。施設管理機能と連携していれば、スケジュールから会議室を予約することもできます。

コミュニケーション

社内チャットや掲示板などのコミュニケーション機能では、メールよりも気楽に、時間をかけずに社員同士がコミュニケーションをとることができます。チャットや掲示板だと、会話のようなテンポの良いやりとりも可能です。メンション機能を使えば、誰に対して伝えているのか一目瞭然です。プロジェクトごとにグループを作成することもできます。

ワークフロー・勤怠管理

交通費の精算、有給休暇の申請、残業の申請など、承認が必要な手続きも社内ポータルサイト上で行えます。担当者の判やサインだけをもらうために、出社する必要はありません。登録された申請を自動で集計できる機能を備えていれば、担当者の負担軽減にもつながります。

サイト内検索

社内ポータルサイトでは、様々な情報の共有やコミュニケーションが行われるため、必要な情報を簡単に入手できる検索機能も不可欠です。

アクセス権限

社内ポータルサイトは、社内の人だけが閲覧できるようにアクセス権限を用いて守る必要があります。それに加えて、フォルダやページごとに閲覧権限が付与できるツールもあるため、必要に応じて活用するのもおすすめです。

社内ポータルサイトの作り方やポイント

これから社内ポータルサイトを作りたい場合は、以下のポイントを意識してみましょう。

社内ポータルサイトは1つが理想

規模の大きい企業の場合は、複数の社内ポータルサイトを持っていることもありますが、基本的には1つのポータルサイトで一元管理する方が社員の利便性が高まります。複数のポータルサイトにアクセスする必要があると、どうしても手間が増えてしまい、早急に伝えたい情報が伝わりにくくなるなどのリスクが生じるでしょう。

使いやすく分かりやすいデザインにする

企業によっては、PCやスマホの操作があまり得意でない社員が多いというケースもあるでしょう。積極的に、面倒くささを感じずに利用できるようなデザインにすることも重要です。使いやすさや分かりやすさを意識し、企業のイメージに合うデザインを取り入れると、不慣れなスタッフにも受け入れてもらいやすくなります。せっかく社内ポータルサイトを立ち上げても、全員が使いこなせなければメリットを感じにくくなってしまいます。初めて取り入れる際や新入社員には、使い方を示したガイドも用意しておくと親切です。また、スマホでの閲覧も視野に入れるとより使われやすくなるでしょう。

セキュリティ対策は慎重に

社内ポータルサイトの情報が外部に漏れないように、セキュリティ対策は万全に整えましょう。社員全員が、秘密保持の意識を持つことはもちろんですが、アクセス制限や閲覧制限の機能も必要に応じて活用していくようにするとより重要な情報を守りやすくなります。特別なプロジェクトなど社内の中でも情報共有するスタッフが限られるようなファイルがある場合は、サイト内でも閲覧制限をかけると安心です。

最新の情報を迅速に更新する

社員が、確認したい時に必要な情報を確実に入手できるように、常に最新の情報がアップされるようにしておかなければなりません。社内ポータルサイトが業務に役立つように、社員それぞれが使い方を十分に理解し、最新情報をアップできるように習慣化しましょう。

社内ポータルサイトの活用方法

社内ポータルサイトを使うイメージがわきにくいという場合には、活用方法の例を通して考えてみるのも良いでしょう。社内ポータルサイトを使った方が良いケースを、2例ご紹介します。

社員数が多く1人ひとりに同じ質問をされて困っているケース

総務や事務、管理業務を行うスタッフの中には、「みんなが同じ質問をそれぞれしてくるため、何度も同じ返答をしなければならず困っている」という方も多いのではないでしょうか。限られた社員数であれば、さほど苦ではないことかもしれませんが、大人数の会社となると話は別です。それぞれが同じ質問をしてその都度対応するのではなく、社内ポータルサイトを通して自主的に確認できることが増えれば、専門的な業務に集中しやすい状況になり効率も良くなります。

社内ポータルサイトの中に、よくある質問のQ&Aを載せておくと、社員はいつでも確認することができ便利です。

社員のスキルを底上げしたい

スタッフによって力量の差があるのは、ある程度は仕方のないことかもしれません。しかし、特定のスタッフにばかり負担がかかり続けるのは、会社としてもあまり良くないことと言えます。実際、有能な社員の負担ばかりが増えてしまい、退職につながるケースも少なくないからです。

このような事態を防ぐために、社内ポータルサイトを通してスタッフ全員のスキルを底上げできるよう取り組むのもおすすめです。業務に関するノウハウや事例を掲載することや、気軽にやりとりできる体制を整えることで、スキルや知識の差を埋めていきましょう。